O portal interno do Ministério Público na internet - Sistema de Informação do Ministério Público (SIMP) tem vindo a ser utilizado na maior parte das unidades orgânicas do Ministério Público desde finais de 2008, tendo-se tornado um instrumento fundamental para a desmaterialização, simplificação e celeridade de inúmeros procedimentos burocráticos, muito em especial no domínio das comunicações internas, na tramitação de alguns fluxos e incidentes processuais e na divulgação de documentos de carácter hierárquico.

É altura de estabelecer formalmente o SIMP como ferramenta de trabalho para todo o Ministério Público, reunidas que estão as condições logísticas e operacionais mínimas, assegurada que foi a formação básica aos elementos dos diversos departamentos da Procuradoria-Geral da República e verificado o enquadramento legal resultante do regime jurídico do tratamento de dados do sistema judicial aprovado pela Lei n.º 34/2009 de 14 de Julho.

Em face do exposto, e ao abrigo do preceituado na alínea c) do artigo 10 º, no artigo 11º e nas alíneas b) e l) do n.º 2 do artigo 12º do Estatuto do Ministério Público, decido:

1. O Sistema de Informação do Ministério Público (SIMP), sediado no domínio https://simp.pgr.pt, passa a ser de utilização obrigatória em todas as unidades orgânicas do Ministério Público (MP).

2. Todas as decisões hierárquicas relativas à direcção, coordenação, fiscalização, gestão e organização do Ministério Público, nomeadamente, directivas, ordens, instruções, despachos, provimentos, memorandos, actas, protocolos, relatórios, mapas de turnos e férias, recomendações e divulgações, serão publicadas obrigatoriamente no SIMP.

3. A vigência e obrigatoriedade das decisões hierárquicas constantes dos documentos referidos no número anterior resultam da sua simples publicação no SIMP, ficando vedadas quaisquer outras formas de divulgação ou comunicação internas, em suporte físico ou digital, e bem assim a elaboração de outros instrumentos hierárquicos intermédios que consistam na simples retransmissão daqueles documentos.

4. As comunicações a que se refere o n.º 6 do artigo 276.º do Código de Processo Penal são obrigatoriamente efectuadas pelo SIMP, através dos mecanismos específicos do módulo “Prazos dos inquéritos artigo 276º do CPP”, considerando-se que o dever de informação à Procuradoria-Geral da República, previsto no n.º 7 daquele preceito, se satisfaz com a simples inserção dos dados no SIMP, nos termos daquele módulo. As decisões hierárquicas que recaiam sobre tais comunicações e os eventuais pedidos de aceleração processual, nos termos do n.º 8 do mesmo preceito, serão igualmente inseridos nesse módulo.

5. Todas as demais comunicações em matéria funcional de e para pessoas ou unidades orgânicas do Ministério Público, que até agora eram feitas em suporte de papel (correio tradicional ou fax) ou por email, passarão a ser efectuadas obrigatoriamente pelo SIMP, através dos respectivos módulos “Ofícios” ou “Mensagens”.

6. Deverá ser utilizado o ofício sempre que a comunicação verse matérias relativas a processos ou a actos processuais, ou a outros assuntos de serviço que, pela sua natureza, justifiquem o registo e arquivo permanentes da informação nas unidades orgânicas a que respeitam. A mensagem deverá ser utilizada para as outras comunicações informais que não justifiquem a utilização do ofício.

7. Todas as comunicações hierárquicas obrigatórias previstas nas diversas circulares ainda em vigor serão igualmente efectuadas pelo SIMP, através de ofício ou utilizando os módulos e formulários específicos que nele venham a ser disponibilizados para esse efeito.

8. Quando haja documentos a anexar ou a remeter com as comunicações a efectuar pelo SIMP, nomeadamente peças processuais ou outro expediente, deverão os mesmos ser digitalizados e enviados como anexos, a menos que, por impossibilidade técnica, excessivo volume ou outra causa de força maior, tal se mostre inviável, caso em que se deverão utilizar os meios de comunicação tradicionais.

9. Quando os documentos ou peças referidos no número anterior visem a prática de actos ou a decisão de incidentes em processos cuja tramitação legal é ainda em suporte físico, nomeadamente os inquéritos criminais (acelerações processuais, conflitos de competência, reclamações hierárquicas, deferimentos de competência ao DCIAP ou à PJ, impedimentos, escusas e recusas e outros), nada obsta ao seu envio e tramitação pelo SIMP, devendo oportunamente proceder-se à impressão e incorporação nos respectivos processos das peças pertinentes.

10. O disposto no número anterior aplica-se igualmente, com as necessárias adaptações, aos pedidos de colaboração dirigidos ao Núcleo de Assessoria Técnica (NAT) da PGR e ao envio dos relatórios, pareceres e documentos técnicos por este produzidos.

11. A transmissão de documentos que, pela sua natureza ou por imperativo legal, só sejam válidos mediante a apresentação dos próprios originais em suporte de papel e com assinatura manuscrita, (v. g., cartas rogatórias, mandados de detenção europeu, pedidos de extradição e os demais instrumentos de cooperação judiciária internacional), continuará a ser feita pelas vias tradicionais, podendo, no entanto, as comunicações interlocutórias ou complementares ser efectuadas pelo SIMP.

12. Os actos processuais que, por força da lei, devam ser obrigatoriamente praticados nos sistemas informáticos de tramitação electrónica existentes nos tribunais (Citius, na área cível, SITAF na área administrativa e fiscal ou outros que se lhes sucedam) continuarão a ser praticados em tais sistemas, não devendo o SIMP ser utilizado para esse efeito.

13. Todas as comunicações efectuadas pelo SIMP e todos os demais documentos, informações ou actos neles inseridos ou produzidos e respectivos anexos serão guardados apenas em suporte digital, na própria base de dados do SIMP, só devendo recorrer-se à impressão em papel quando tal se mostre estritamente necessário nos casos referidos nos números anteriores.

14. Toda a informação que nos termos do presente despacho fique a constar da base de dados do SIMP deixará de ser inserida nos Livros de Registo e dos Arquivos previstos na Circular n.º 11/79, de 11 de Maio de 1979, os quais serão substituídos por aquela base, quanto a essa informação.

15. A Divisão de Planeamento, Organização e Informática (DPOI) da Procuradoria-Geral da República deverá assegurar as condições técnicas de plena operacionalidade do SIMP, adoptando todos os procedimentos necessários para garantir a segurança, a integridade e a preservação da respectiva informação, cabendo-lhe ainda prestar o apoio que for necessário aos utilizadores e manter actualizados os respectivos dados de perfil indispensáveis à correcta utilização do sistema.

16. Deverão os senhores magistrados e demais utilizadores do SIMP verificar a correcção e actualização dos seus dados de perfil no sistema (identificação pessoal, categoria, cargo, lugares de colocação, serviço atribuído e outros), corrigindo-os directamente ou transmitindo à administração do SIMP todas as informações necessárias para garantir a exactidão da informação.

17. Todas as dúvidas e dificuldades suscitadas com a interpretação e execução do presente despacho deverão ser transmitidas, via SIMP, ao Gabinete de Coordenação dos Sistemas de Informação (GCSI) da Procuradoria-Geral da República a fim de, oportunamente, se proceder aos ajustamentos que forem necessários.

18. A presente directiva entra em vigor no dia 1 de Setembro de 2013.

19. Publique-se no SIMP (módulos Documentos hierárquicos e Destaques) e na Intranet da PGR.

Lisboa, 1 de Julho de 2013

A Procuradora-Geral da República

(Maria Joana Raposo Marques Vidal)